Los trabajadores modernos se ven sepultados bajo una montaña de comunicaciones digitales cada vez mayor. Ya sea en forma de correos electrónicos, plataformas de chat, videoconferencias u otras notificaciones digitales, el volumen de información y comunicaciones digitales que debemos consumir y a las que debemos responder a diario se está volviendo abrumador.

Según un nuevo informe de Microsoft que recoge Digiday, la constante necesidad de coordinarse y comunicarse en el trabajo está restando tiempo para pensar en profundidad, crear y trabajar de verdad. 

Aunque los trabajadores de oficina llevan mucho tiempo soportando la sobrecarga de las bandejas de entrada, la pandemia y las modalidades de trabajo híbridas están poniendo de relieve cómo el exceso de comunicación puede perjudicar la productividad y obstaculizar la capacidad de los empleados para hacer su trabajo.

Esta sensación ya tiene un nombre: deuda digital. Según el informe, en las propias aplicaciones de Microsoft 365, los trabajadores dedican una media de casi dos tercios (57%) de su jornada laboral a comunicarse, ya sea mediante reuniones de vídeo o audio, o a través del correo electrónico y mensajes de chat. El resto del tiempo lo dedican a trabajar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Esto no sólo perjudica a los empleados, sino también a las empresas.

"Cuando hablo con la gente y le pregunto: '¿qué has hecho hoy?', me dicen: 'oh, un día estupendo, he acabado con el 80% de mis correos electrónicos'", explica Cary Cooper, profesor de psicología organizativa y salud en la Universidad de Manchester.

"Pero, ¿qué has hecho realmente, qué producto has desarrollado? ¿Qué ideas se le han ocurrido para futuros productos o servicios? ¿Cuándo tienes tiempo sólo para pensar?". dice Cooper.

Poco tiempo para la reflexión

Cuando los trabajadores pasan demasiado tiempo gestionando la llamada deuda digital, les queda poco tiempo o energía para reflexionar, pensar críticamente y aportar nuevas ideas creativas e innovadoras.

El 64% de los trabajadores que participaron en la encuesta de Microsoft, que incluía respuestas de más de 30.000 encuestados recogidas entre febrero y marzo, afirmaron que les cuesta encontrar tiempo y energía para hacer su trabajo.

Estos trabajadores son tres veces más propensos a tener problemas con el pensamiento estratégico y la innovación, y sus jefes lo notan: más del 60% de los directivos afirman que la falta de innovación o de ideas rompedoras en sus equipos es una preocupación creciente.

Al igual que muchas tendencias en el lugar de trabajo, el trabajo a distancia impuesto durante los años álgidos de la pandemia de coronavirus aceleró el uso y la dependencia de la tecnología digital para la mayoría de los trabajadores de oficina. Con las plantillas repentinamente dispersas y ya no trabajando desde la misma ubicación física por defecto, era crucial comunicarse eficazmente a través de canales digitales.

Pero esta aceleración de una tendencia ya existente nos ha llevado a un desequilibrio en el que la comunicación se ha convertido en la parte fundamental de la jornada laboral. El exceso de comunicación también puede hacer que el trabajo de las personas sea más estresante, especialmente en medio de la preocupación actual por el agotamiento profesional.

En otra encuesta de la plataforma de videocomunicación Loom, que incluye las respuestas de 1.500 adultos de EE.UU. que trabajan a tiempo completo, el 45% de los empleados afirma que la comunicación es la parte más agotadora de su trabajo, mientras que el 55% necesita un descanso mental durante la jornada laboral debido al estrés de la comunicación.

¿Qué se hace para contrarrestarlo?

Como explica el diario Digiday, la sobrecarga de las comunicaciones en el lugar de trabajo, sobre todo fuera del horario laboral, llevó a Francia a aprobar en 2017 una ley sobre el Derecho a Desconectar, que prohíbe a los directivos ponerse en contacto con los empleados fuera del horario laboral e impone multas a las empresas que incumplan las normas.

Desde entonces, otros países europeos como Portugal, España y Bélgica han aprobado leyes similares. Aunque bienintencionadas, estas normas suponen una amenaza para la flexibilidad que ofrecen las modalidades de trabajo a distancia e híbridas, afirma Cooper, que pone el ejemplo de una madre trabajadora que suele trabajar hasta más tarde.

Muchas empresas del Reino Unido han empezado a publicar sus propias directrices y políticas sobre comunicaciones y etiqueta del correo electrónico para frenar la sobrecarga y el estrés que denuncian los trabajadores.

Una de ellas consiste en no enviar correos electrónicos a nadie que se encuentre en el mismo edificio y, en su lugar, ir a buscarlo para tratar un asunto. Otra es reducir al mínimo los correos electrónicos con copia a otros, limitándolos a dos o tres personas.

Otra política de comunicación importante es celebrar siempre reuniones en persona para resolver cuestiones importantes como las que afectan a la seguridad en el empleo o a las relaciones personales, y evitar las reuniones con Zoom en la medida de lo posible. Algunas empresas han dado un paso más y han prohibido las videoconferencias o las han vuelto a emparejar, con el consiguiente aumento de la productividad.

Según Anique Drumright, directora de operaciones de la plataforma de videocomunicación Loom, las empresas que optan por acuerdos híbridos y planes de regreso a la oficina deben determinar exactamente qué tipo de trabajo debe hacerse conjuntamente y qué puede hacerse por separado, a fin de evitar los problemas de comunicación y preservar el tiempo dedicado a centrarse en proyectos y otras tareas.

¿Ayudará la IA?

El impacto total de la inteligencia artificial en el futuro del trabajo aún no está claro, aunque las nuevas herramientas prometen ayudar a minimizar el tiempo que los trabajadores dedican a gestionar la deuda digital.

Microsoft apuesta por ello como una certeza. "Esta nueva generación de IA eliminará la pesadez del trabajo y dará rienda suelta a la creatividad", escribió Satya Nadella, presidente y consejero delegado de Microsoft, en su informe anual Work Trend Index, publicado el 9 de mayo. "Existe una enorme oportunidad para que las herramientas impulsadas por la IA ayuden a aliviar la deuda digital, desarrollen la aptitud para la IA y empoderen a los empleados", añadió.

Herramientas como ChatGPT ya pueden ayudar a redactar correos electrónicos y otras comunicaciones, pero siguen siendo imperfectas: a veces ofrecen respuestas inexactas. De hecho, Microsoft anunció recientemente que estaba ampliando el acceso a su vista previa de 365 Copilot - un producto que integra herramientas de IA dentro de sus aplicaciones para ayudar a automatizar más tareas administrativas.

Alrededor del 49% de los encuestados en la encuesta de Microsoft dijeron que les preocupa que la IA reemplace sus trabajos, pero el 70% dijo que delegaría tanto trabajo como fuera posible a la IA para aliviar sus cargas de trabajo.

Con más tiempo, "la IA nos ayudará a reducir la relación señal-ruido y a centrarnos en las comunicaciones correctas, y resumirá las comunicaciones menos importantes", afirmó Andrew Filev, CEO y fundador de Wrike, una plataforma de gestión colaborativa del trabajo.

Fuente: Digiday